アマゾンから国内添乗の本を出版しようかと
書き始めたものだけれど、途中で挫折しました。
折角書き始めたのだから、ブログで紹介して
しようと思いましたよー。
1回目から読んでね
(シングルルーム)
国内添乗の打合せの話しに戻ろう。
宿泊施設とのやり取りはファックスを使う事が多いよ。
ツアー参加者名簿に喫煙ルーム希望とか足が悪くベッド希望。
などを記入してファックスで送り、お部屋割りをした用紙と
共に館内案内をファックスで送り返してもらう。
宿泊施設によっては、部屋割りをせずにルームナンバーと
館内案内を送り返してくるところもある。
この作業は旅行会社にいる間にしなければならない。
だって、自宅にファックスはありませんもの。
忙しかったのか、添てんが退社する前に部屋を
割当てることが出来ない旅館があったんだ。
翌日にファックスを旅行会社に送ると言われたけど、
わざわざ出かけて取りに行けないよ。
交通費も出ないしね。
それで、添てんのメールアドレスを伝えるので、
部屋割り表をメールに添付して送ってください。
とお願いしたら
「メールサービスは受け付けていません」
との回答だった 
日本はどれだけ時代の流れに遅れているのだろう。
ビックリだよね。
結局は電話で誰々様は何号室と口頭で
やり取りしたんだけど、
間違いがあったら証拠が残らないのは嫌だよね。
宿泊施設の予約確認ほど重要なことはない。
と思えるトラブルがあった。
宿泊施設は数多くのツアーを同じ会社から予約されているので、
ツアー番号で管理している。
例えば、「ニコニコ旅行会社〇月〇日宿泊の
コース番号ＡＢ１００です。
予約人数三十名様で１５部屋の予約、
内訳は四人が１部屋、三人が１部屋、
二名が１０部屋、一人が３部屋で、
合計１５部屋です」と、確認する。
実際は4X1、3X1、2X10、4X3という
言い方をするよ。
それに「添乗員、ドライバーとガイドの部屋も必要です」
と乗務員のための部屋数も伝えて部屋を確保してもらう。
同日にニコニコ旅行会社のツアーが同じ旅館に
二、三本の予約をしている場合も少なくない。
間違いを防ぐためにも日にちとコース番号で
確認をするのは大事だよね。
ある時、添てんがニコニコ旅行会社から
受け取った手配書には、満足旅館(仮名)宿泊とあった。
満足旅館に電話した際に旅館のスタッフが
戸惑っている様子があった。
「予約が入っていないのだろうか…」と
不安になったその時に、満足旅館の方から
「解りました。部屋割りをファックスします」
とのことで、確認が済んだ。
その時はそう思っていた。
出発日の前日に愉快旅館(仮名)から電話が入った。
明日の宿泊なのに添乗員から連絡がないので確認したい。
との電話だった。
愉快旅館はニコニコ旅行会社に連絡を入れて
貸与されている携帯番号を聞き連絡したと言う。
エッ！どういう事？
明日はツアー一泊目で満足旅館の宿泊のはず。
満足旅館に確認もとって部屋も１５部屋割当てられている。
愉快旅館なんて指示書のどこにも書いていないし、
どこから現れたのだろう
ニコニコ旅行会社の別のツアーではないかと尋ねたら、
コース番号ＡＢ１００で合っている。
至急ニコニコ旅行会社に連絡を取って確認する。
手配書に一泊目は満足旅館とあり、
旅館に確認して部屋割りも頂いています。
ところが愉快旅館から連絡があって、
予約が入っており部屋も抑えてあるとの事です。
どちらの旅館も予約番号は合っています。
どちらが正しいですか？
添てんさんのツアーは愉快旅館です。
満足旅館は当初予約を入れたのですが、
他のツアーの部屋数を確保したいので、
キャンセルしました。
満足旅館はキャンセルされたけど、
添乗員から電話があったからキャンセルが
中止になったのかと思ったのですかね。
あはははは。
「あはははは」じゃないよ(怒)。
手配書を書き直してください
愉快旅館から連絡がなかったら、
間違いなく満足旅館に行っていましたよ。
出発する前に分ったので被害は
最小限に抑えられたけど、
宿泊した後だったら大問題だよ。
責任はきっと添乗員と旅館で折半されたかも
知れないと思うとゾッとする。
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